Selasa, 07 April 2020
KEDUDUKAN ORGANISASI DALAM PUBLIC RELATIONS BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Organisasi merupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks. Didalamnya terdapat berbagai elemen yang saling berkaitan. Antara elemen memerlukan interaksi agar organisasi sebagai sistem dapat mencapai tujuannya. Humas adalah salah satu aspek dari elemen organisasi untuk ikut serta membantu mengelola interaksi organisasi dengan komponen-komponennya.[1] Public Relations merupakan pemikiran yang dipraktekkan secara konsepsional oleh Bapak Public Relations yaitu Ivy Lee ( Penemu Public Relations Modern) dan mengembangkannya menjadi objek studi ilmiah oleh para cendikiawan. Deklarasi asas para karyawan, keterbukaan sebuah organisasi dan terjalinnya komunikasi dua arah menjadi lahirnya fungsi dari Public Relations. Public Relations timbul karena adanya ketergantungan antar individu, individu dan kelompok, maupun antar kelompok dengan masyarakat. Kualitas informasi dan keintensifan komunikasi yang terjadi membuat hubungan dalam sebuah Publik menjadi sesuatu yang sangat penting demi kelangsungan individu, kelompok maupun masyarakat. Hubungan yang sehat terjadi bilamana terdapat kepercayaan dari publik-publik atas keterbukaan dan kejujuran sebuah kelompok, organisasi maupun masyarakat. B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana pengertian dan Fugsi humas ? 2. Bagaimanakah Tujuan dan konsep dasar humas ? 3. Bagaimana Kedudukan humas dalam Organisasi ? BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Hubungan masyarakat ( Public Relations ) Seiring dengan pesatnya pembangunan dalam berbagai bidang dan memasuki era globalisasi, maka makin terasa pula kebutuhan peran seorang Public Relations dalam menunjang efektifitas sebuah organisasi. Misalnya dalam bidang industri, perusahaan, pendidikan, pemerintahan, kerohanian, sosial, ekonomi, politik, perburuhan dan lain sebagainya.[2] Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun yang non komersial. Apa yang biasa di sebut sebagai Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan publik ataupun siapa saja yang menjalin kontak dengannya. Public Relations (PR) menurut Frank Jefkins adalah suatu bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. PR menggunakan metode manajemen berdasarkan tujuan (management by objectives). Dalam mengejar suatu tujuan, semua hasil atau tingkat kemajuan yang telah dicapai harus bisa diukur secara jelas, mengingat PR merupakan kegiatan yang nyata. Kenyataan ini dengan jelas menyangkal anggapan keliru yang mengatakan bahwa PR merupakan kegiatan yang abstrak. Sedangkan British Institute Public Relations mendefinisikan PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. Selanjutnya IPR mendefinisikan praktek Public Relations sebagai disiplin dan serangkaian usaha untuk menjaga reputasi dengan tujuan memperoleh pengertian atau pemahaman dan dukungan, serta mempengaruhi opini dan prilaku. B. Tujuan Hubungan Masyarakat ( Public Relations ) Mengenai tujuan Public Relations dan berkaitan dengan definisi-definisi yang telah diuraikan, sudah menunjukan tujuan dari Public Relations itu sendiri. Menurut Grisworld tujuan PR adalah untuk meningkatkan kegairahan kerja para bawahan atau para karyawan dan bagaimana membangun hubungan yang harmonis antara pimpinan dan bawahan yang menekankan pada internal publik. Tujuan sentral PR yang akan dicapai adalah tujuan organisasi, sebab PR dibentuk atau digiatkan guna menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuannya seorang Public Relations harus mengembangkan goodwill dan memperoleh opini publik favorable atau menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik. Kegiatan Public Relations harus dikerahkan ke dalam (internal Public Relations) maupun keluar perusahaan (eksternal Public Relations).[3] C. KEDUDUKAN DAN STRATEGI PUBLIC RELATIONS 1. Kedudukan Public Relations dalam Organisasi Bahwa kedudukan humas/PR adalah menilai sikap masyarkat (public) agar tercipta keserasian antara masyarkat dan kebijaksanaan organisasi/instansi. Karena mulai dari aktivitas, program Humas, tujuan (goal) dan hingga sasaran (target) yang hendak dicapai oleh organisasi/instansi tersebut tidak terlpas dari dukungan, serta kepercayaan citra positif dari pihak publiknya. Dalam menjalankan fungsinya seorang PR/Humas, sebagai pejabat humas dituntut untuk memiliki empat kemampuan, yaitu: 1. Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan berdasarkan fkata di lapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu mengevaluasi suatu problematic yang dihadapinya. 2. Kemampuan untuk menarik perhatian, melalui berbagai kegiatan publikasi yang kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya sebagai target sasarannya. 3. Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa pandangan atau opini public (crystallizing public opinion) yang searah dengan kebijakan organisasi instansi yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling mnguntungkan. 4. Kemampuan PR/Humas menjalin suasana saling percaya toleransi, saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik public internal maupun eksternal. Dan peran ideal yang harus dimiliki oleh praktisi Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain: 1) Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying goals) organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik, apabila PR/Humas bersangkutan lebih memahami atau meyakini pesan/informasi yang akan disampaikan itu.[4] 2) Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar pelaksanaan public policynya. Jangan sampai pesan atau informasi tersebut membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya, sehingga pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh public. 3) Pihak PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat ke depan atau memprediksi sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan data atau sumber informasi actual dan factual, yang menyangkut kepentingan organisasi maupun publiknya. 2. Peran Public Relations dalam Organisasi Proses peranan Public Relations (tahapan fact finding, planning, communicating, dan evaluation) sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial. kemudian manajemen Public Relations dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. Strategi sebuah organisasi (yang membedakan lingkup arah dan tujuan jangka panjang) ditentukan setelah melakukan analisis dan pengambilan keputusan. Pada umumnya orang, baik dalam lingkungan atau diluar lingkungan organisasi, akan memberikan kontribusi pada proses tersebut. Setelah mengembangkan sebuah strategi selanjutnya mengkomunikasikannya sehingga dapat diimplementasikan dan mendapat dukungan. Public Relations memiliki peran penting dalam proses tersebut, baik dalam membantu membangun strategi itu sendiri atau dalam mengkomunikasikannya. Public relations berkaitan dengan pemikiran-pemikiran pada tingkat manajemen. Dalam hal ini berkaitan dengan bagaimana sebuah organisasi menyusun kebijakan sehingga memperlihatkan sebuah kinerja yang bertanggung jawab. Ini berkaitan dengan kenyataan bahwa penampilan yang bertanggung jawab merupakan dasar penerimaan publik terhadap sebuah organisasi. Kinerja yang bertanggung jawab biasanya dicirikan dengan antara lain, perusahaan bertindak sesuai dengan kepentingan publik, perusahaan harus benar secara hukum, dan perusahaan harus berpedoman pada moralitas. Jika salah satu dari unsur ini dilanggar oleh perusahaan, maka reputasi perusahaan berada dalam taruhannya.[5] Masalah public relations muncul manakala perusahaan melanggar salah satu unsur tersebut. Ini berarti public relationship sebuah organisasi menjadi tanggung jawab para pengelola organisasi tersebut. Sehingga tidak salah bila ada yang mengatakan bahwa perusahaan juga menjalankan kegiatan public relations. Public relationship sebuah perusahaan tidak semata-mata menjadi tanggung jawab bidang Public Relations. Ia harus menjadi tanggung jawab para pemimpin puncak dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi. Konsekuensi konsep ini adalah praktisi public relations menjadi penasehat bagi manajemen sehingga menghasilkan kebijakan yang masuk akal dan bisa diterima oleh publik, karena kebijakan dan tindakan organisasi sesuai dengan kepentingan publik. Public relations juga menjadi bagian penting dari pembuat keputusan pada tingkat korporat, yang ikut membantu perubahan organisasi. Dalam hal ini public relations harus menjadi bagian dari manajemen puncak dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Dalam konsep public relations sebagai fungsi komunikasi, penting difahami bahwa kegiatan utama public relations adalah melakukan komunikasi. Maka dikatakan bahwa public relations sebagai fungsi staff khusus yang melayani para pemimpin organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi dengan publik-publiknya. Sebenarnya, setiap manajer dalam organisasi terlibat dan bertanggung jawab dalam komunikasi organisasi. Ini sesuai dengan pendapat yang menyatakan bahwa sebenarnya berorganisasi adalah berkomunikasi. Namun demikian, public relations punya tanggung jawab tambahan dan spesifik. Peran Public Relations tersebut diharapkan menjadi “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi, ruang lingkup tugasnya meliputi: a. Membina hubungan kedalam (Publik Internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari perusahaan/organisasi itu sendiri. Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara[6] : · Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ). · Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan. · Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta berpengalaman. b. Membina hubungan keluar (Publik Eksternal), yaitu publik umum atau masyarakat mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya. Jadi peranan humas atau Public Relations tersebut dua arah seperti dijelaskan diatas yaitu beorientasi kedalam (inward looking). Public Relations ada untuk memastikan bahwa pesan yang dibawa tepat disajikan kepada publik. Pesan ini bisa mengenai produk dan dengan mempertimbangkan : a. Kinerjanya b. Perusahaan dan etikanya c. Kesehatan keuangan perusahaan d. Reputasinya sebagai atasan yang baik dan penuh perhatian Walaupun organisasi bisa berjalan tanpa Public Relations, mereka yang menggunakan Public Relations secara efektif akan lebih mudah menjual produknya, merekrut dan mempertahankan staf serta berurusan dengan rekan luar organisasinya. Dalam setiap kegiatan Public Relations memiliki peranan yang sangat besar. Peranan Public Relations diharapkan menjadi kepercayaan bagi top manajemen dari perusahaan, yang ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas. Peranan merupakan aspek dinamis dari suatu status (kedudukan). Apabila seseorang melaksanakan hak-hak dan kewajibannya sesuai dengan status yang dimilikinya, maka ia telah menjalankan peranannya. Peranan adalah tingkah laku yang diharapkan dari orang yang memiliki kedudukan atau status. Antara kedudukan dan peranan tidak dapat dipisahkan. Dan Tidak ada peranan tanpa kedudukan 3. Strategi Public Relations Adapun tahap-tahap kegiatan strategi public relations : pertama, komponen sasaran, umumnya adalah para stakeholders dan publik yang mempunyai kepentingan yang sama. Kedua, komponen sarana yang pada strategi public relations berfungsi untuk mengarahkan. PROGRAM STRATEGI Landasan umum dalam proses penyusunan strategi public realtions, yang berkaitan dengan fungsi-fungsi PR/Humas secara integral melekat pada manajemen suatu perusahaan/lembaga yaitu sebagai berikut.[7] Mengidentifikasi permasalahannya yang muncul. Identifikasi unit-unit sasarannya. Mengevaluasi mengenai pola dan kadar sikap tindak unit sebagai sasarannya. Mengidentifikasi tentang struktur kekuasaan pada unit sasaran. Pemilihan opsi atau unsur taktikal strategi public relations. Mengidentifikasi dan evaluasi terhadap perubahan kebijaksanaan. Menjabarkan strategi public relatins. KOMPONEN PEMBENTUK STRATEGI Dalam pembentukan strategi korporat, suatu strategi dipengaruhi oleh unsur-unsur tertentu yang berkaitan dengan lingkungan, kondisi, visi atau arah, tujuan dan sasaran dari suatu pola yang menjadi dasar budaya perusahaan bersangkutan (corporate culture) yaitu : Secara makro, lingkungan perusahaan/lembaga tersebut akan dipengaruhi oleh unsur-unsur : kebijakan umum, budaya yang dianut, sistem perekonomian dan teknologi yang dikuasai oleh organisasi yang bersangkutan. Secara mikro, tergantung dari misi perusahaan, sumber-sumber dimiliki, sistem pengorganisasian, dan rencana program. STRATEGI OPERASIONAL HUMAS Manfaat yang dapat dicapai dari pendekatan adalah sebagai berikut : Memberikan pengetahuan yang jelas dan rinci. Agar aktivitas Humas dalam mewakili lembaga/organisasi tersebut dapat dipertegas berkenaan dengan batas-batas wewenang dan tanggungjawab dalam memberikan keterangan. Mengetahui secara langsung dengan tepat tentang “latar belakang” suatu proses perencanaan, kebijaksanaan, arah dan tujuan organisasi yang hendak dicapai. Dengan berhubungan secara langsung dan segera dengan pimpinan puncak, tanpa melalui perantara pejabat/departemen lain. Sebagai suatu akibat yang ditimbulkan dari keputusan yang diambil dan kebijaksanaan telah dijalankan oleh pihak lembaga/organisasi. Dapat secara langsung memberikan sumbang saran, ide dan rencana atau program kerja kehumasan dalam rangka untuk memperbaiki, atau mempertahankan nama baik. Aspek-aspek pendekatan atau strategi Humas[8] : Startegi operasional Pendekatan persuasive dan edukatif Pendekatan tanggung jawab social humas Pendekatan kerja sama Pendekatan koordinatif dan integrative Peranan Humas di berbagai kegiatan di lapangan, yaitu : Menginformasikan Menerangkan Menyarankan Membujuk Mengundang meyakinkan BAB III PENUTUP Kesimpulan Dari pembahasan yang telah disampaikan diatas kita telah mengetahui betapa pentingnya kedudukan Public Relations bagi organisasi dan bagi reputasi organisasi. Perubahan politik, sosial dan teknologi dalam masyarakat luas, ditambah dengan munculnya ekonomi global, telah semakin mengukuhkan perlunya program – program Public Relations diterapkan melalui strategi yang teratur pada setiap tingkatan usaha. Hal yang juga tidak boleh dilupakan adalah setiap karyawan atau anggota organisasi merupakan perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi, dan segala prilakunya akan mencerminkan citra keseluruhan perusahaan atau organisasi. Untuk memberikan rasa nyaman dalam organisasi. Setiap perusahaan atau organisasi harus memiliki visi dan aspirasi. Dengan menciptakan, menerapkan, memonitor, dan mengukur strategi Public Relationsnya yang profesional, sehingga nantinya setiap organisasi dapat merasa nyaman atas dirinya sendiri, dan para karyawan atau anggota organisasi juga merasa nyaman terhadap pimpinannya. DAFTAR PUSTAKA Drs. Suryadi, Strategi mengelola Public Relations Organisasi, Cetakan Pertama, Penerbit Edsa Mahkota, Jakarta, 2007 Maya Diah Nirwana, Dasar – Dasar Public Relations, Penerbit Muhammadiyah University Press, Sidoarjo, 2002 Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA., Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis, Cetakan Keenam, Penerbit PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001 http://infointermedia.com/search/kedudukan-pr-dalam-organisasi [1] Beard, Mike., Manajemen Departemen Public Relations, Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2001 [2] Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi Aksara, Jakarta, 2005 [3] Jefkins, Frank., Public Relations, Edisi Kelima, Direvisi Oleh Daniel Yadin, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2003 [4] [4] Beard, Mike., Manajemen Departemen Public Relations, Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2001 [5] Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi Aksara, Jakarta, 2005 [6] Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi Aksara, Jakarta, 2005 [7] Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi Aksara, Jakarta, 2005 [8] Jefkins, Frank., Public Relations, Edisi Kelima, Direvisi Oleh Daniel Yadin, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2003